展示会の事前準備の方法とスケジュールについて


事前準備の方法とは?

展示会を開催する場合には、事前に開催場所を探したり、集客のための様々な施策を実施したりする必要があります。事前準備をおろそかにすると、せっかく展示会を開催しても期待したほど来場者が来なかったり、展示ブースが足りなくなるなどのトラブルにつながる可能性があるのです。そのようなことにならないようにするためには、最初に事前に準備すべきタスクを洗い出してリスト化しておくことが不可欠となります。やるべき事柄を「見える化」しておけば、どういった順番で準備をしていけばよいかが一目瞭然で分かるようになり、スタッフ間の連携もスムーズにいくようになるでしょう。

事前準備のスケジュールとは?

展示会の事前準備を行うにあたっては、あらかじめタスクのリストアップと併せて、本番までのスケジュールを固めておくことも重要となります。一般的に準備は3か月ほど前から開始する場合が多いのですが、最初の2か月間は検討フェーズに充てるとよいでしょう。この検討フェーズでは、展示会の企画を決めるとともに、開催場所の選定や予算の精査を行います。次に、1か月前からは実行フェーズとして、実際に会場を押さえたり、会場で使う設備や備品の調達を行います。1週間前からは直前フェーズとして、備品の配送や来場者へのアプローチなどを行う必要があります。このように、フェーズを区切ってその間に行うべきタスクを整理しておくことで、当日までの間にスムーズに準備を進めることができるようになるのです。

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